Datenschutz

Datenschutzerklärung 1. Verantwortlicher [Betreibername im Backend eintragen] [vollständige ladungsfähige Anschrift im Backend eintragen] E-Mail: [E-Mail-Adresse im Backend eintragen] Datenschutzkontakt: [Datenschutzkontakt im Backend eintragen] 2. Zweck des Stedinger Archivs Das Stedinger Archiv dient der Erfassung, Bewahrung, Erschließung, Recherche und – soweit rechtlich zulässig – Veröffentlichung regional- und zeitgeschichtlicher Archivinformationen. Dazu können Angaben zu Archivgut, Orten, Gebäuden, Organisationen, historischen Personen, Quellen, Forschungsständen und digitalisierten Medien verarbeitet werden. 3. Aufruf der Website und Serverprotokolle Beim Aufruf der Website verarbeitet die Serverumgebung technisch erforderliche Verbindungsdaten. Dazu können insbesondere IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Adresse, HTTP-Status, übertragene Datenmenge, Referrer sowie Browser-/Geräteinformationen gehören. Die Verarbeitung dient der Auslieferung der Website, Fehleranalyse, Missbrauchsabwehr und IT-Sicherheit. Rechtsgrundlage ist, soweit anwendbar, Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Das berechtigte Interesse liegt im sicheren und störungsfreien Betrieb des Archivs. Speicherdauer / Kriterien: Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck, gesetzliche Pflichten, die IT-Sicherheit oder die nachvollziehbare Archivarbeit erforderlich sind. 4. Benutzerkonten und Backend Für Benutzerkonten werden insbesondere Anmeldekennung/E-Mail, Rollen und Berechtigungen, technische Sicherheitsdaten sowie Änderungs- und Prüfprotokolle verarbeitet. Die Verarbeitung ist für die kontrollierte Nutzung, Rechtevergabe, Nachvollziehbarkeit von Änderungen und Systemsicherheit erforderlich. Je nach Nutzungsverhältnis kommen insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. b und/oder lit. f DSGVO als Rechtsgrundlage in Betracht. Passwörter werden nicht im Klartext gespeichert. Soweit aktiviert, können zusätzliche Daten für Zwei-Faktor-Authentifizierung verarbeitet werden. 5. Kontaktformular und Hinweise Bei Kontaktanfragen werden Name, E-Mail-Adresse, Betreff, Nachricht und technische Missbrauchsschutzdaten verarbeitet. Bei „Mitmachen / Hinweis senden“ sind Name und E-Mail grundsätzlich optional; verarbeitet werden insbesondere Hinweisart, Nachricht und ggf. Bezug zu einem Archivdatensatz. Hinweise ändern Archivdaten niemals automatisch. Sie gelangen zunächst in eine Prüfwarteschlange. Die Verarbeitung erfolgt zur Bearbeitung von Anfragen und zur Verbesserung bzw. Korrektur der Archivdaten; Rechtsgrundlage ist regelmäßig Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, bei vertragsbezogenen Anfragen ggf. Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. 6. Archivdaten, historische Personen und Medien Archivdatensätze können personenbezogene Informationen enthalten. Bei lebenden Personen ist vor Erfassung und insbesondere vor Veröffentlichung zu prüfen, ob eine geeignete Rechtsgrundlage besteht und ob Schutzinteressen überwiegen. Besondere Kategorien personenbezogener Daten dürfen nicht allein deshalb verarbeitet oder veröffentlicht werden, weil sie historisch interessant sind. Bei historischen bzw. verstorbenen Personen ist die DSGVO nicht in jedem Fall anwendbar; andere Schutzrechte, Urheberrechte, Persönlichkeitsrechte und archivfachliche Schutzfristen können dennoch zu beachten sein. Hochgeladene Originaldateien können eingebettete Metadaten (z. B. EXIF-Angaben) enthalten. Diese werden nicht automatisch als frei veröffentlichbar behandelt. 7. Mobile Erfassung, Kamera, Standort und Offline-Speicher Die mobile Erfassung kann Kamera, QR-/Barcode-Erkennung und – nur nach ausdrücklicher Gerätefreigabe – Standortdaten verwenden. Standortdaten werden erst nach einer aktiven Benutzeraktion übernommen. Für Entwürfe und Bedienhilfen können Daten lokal auf dem verwendeten Gerät gespeichert werden. Dazu gehören insbesondere: - lokale Formularentwürfe im Local Storage, - Stapel-/Anzeigeeinstellungen im Local Storage, - Offline-Entwürfe einschließlich ausgewählter Bilder in IndexedDB, - zwischengespeicherte mobile Seitenbestandteile über einen Service Worker / Browser-Cache. Diese lokalen Daten verbleiben grundsätzlich im Browser, bis sie synchronisiert, gelöscht oder die Websitedaten des Browsers entfernt werden. Auf gemeinsam genutzten Geräten sollten Offline-Daten und Browserdaten nach der Arbeit gelöscht werden. 8. Sprachnotizen Die optionale Browser-Spracherkennung wird nicht durch das Stedinger Archiv selbst bereitgestellt. Je nach Browser und Betriebssystem kann die Spracherkennung lokal oder über Dienste des Browser-/Betriebssystemanbieters erfolgen. Vor Nutzung sind deshalb die Datenschutzbedingungen des verwendeten Browsers bzw. Geräts zu beachten. Das Archiv selbst erhält erst den vom Browser erzeugten Text. 9. Karten Die Kartenfunktion kann Kartenkacheln eines konfigurierten externen Kartenanbieters laden. In der Standardkonfiguration kann dies OpenStreetMap betreffen. Beim direkten Abruf von Kartenkacheln durch den Browser können technisch insbesondere IP-Adresse, Browserinformationen und die angeforderte Kartenkachel an den Kartenanbieter übertragen werden. Der Kartenanbieter ist im Backend konfigurierbar. 10. Externe Recherche- und Normdatenquellen Im Backend stehen optionale Recherchefunktionen zu externen Diensten bereit, z. B. Deutsche Nationalbibliothek, Open Library, GOV/Genealogy.net, Wikipedia und Wikidata. Diese Aufrufe werden bewusst durch Bearbeiter ausgelöst. Dabei können Suchbegriffe, ISBN, Ortsnamen oder Identifikatoren vom Archivserver an den jeweiligen Dienst übermittelt werden. Die Benutzer-IP wird bei den serverseitigen Abfragen nicht unmittelbar an diese Dienste weitergegeben; der jeweilige externe Dienst erhält jedoch die Serververbindung und die übermittelte Suchanfrage. 11. Empfänger und Auftragsverarbeitung Personenbezogene Daten werden nur an Stellen übermittelt, soweit dies technisch erforderlich, rechtlich zulässig oder zur Erfüllung eines ausdrücklich gewünschten Dienstes erforderlich ist. Je nach tatsächlicher Infrastruktur können Domain-, Internet-, Mail-, Backup- oder Hostinganbieter als Empfänger bzw. Auftragsverarbeiter beteiligt sein. Hosting-/Serverhinweis: Vom Verantwortlichen administrierte Serverumgebung. Domain-/Netzprovider können technisch an der Übertragung beteiligt sein. 12. Cookies und lokale Speichertechnik Details zu Cookies, Local Storage, IndexedDB, Service Worker und optionalen Browserfunktionen sind unter „Cookie-/Technikhinweise“ beschrieben. In der derzeitigen Standardkonfiguration sind keine Werbe- oder Analyse-Tracker vorgesehen. 13. Speicherdauer Daten werden nur so lange gespeichert, wie sie für den jeweiligen Zweck, gesetzliche Pflichten, die IT-Sicherheit oder die nachvollziehbare Archivarbeit erforderlich sind. Archivische Inhalte können aufgrund des Dokumentationszwecks langfristig aufbewahrt werden. Kontakt- und Benutzerverwaltungsdaten werden dagegen gelöscht oder anonymisiert, wenn sie für ihren Zweck nicht mehr erforderlich sind und keine gesetzlichen oder sicherheitsbezogenen Gründe für eine weitere Speicherung bestehen. 14. Betroffenenrechte Betroffene Personen haben nach Maßgabe der DSGVO insbesondere das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Widerspruch und – soweit einschlägig – Datenübertragbarkeit sowie das Recht, eine erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen. 15. Beschwerderecht Es besteht ein Beschwerderecht bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde. Für Verantwortliche mit Sitz in Niedersachsen kommt insbesondere in Betracht: Der Landesbeauftragte für den Datenschutz Niedersachsen Prinzenstraße 5 30159 Hannover Postfach 221 30002 Hannover E-Mail: poststelle@lfd.niedersachsen.de Telefon: 0511 120-4500 16. Automatisierte Entscheidungen Eine ausschließlich automatisierte Entscheidungsfindung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung sowie Profiling sind im Stedinger Archiv nicht vorgesehen. 17. Aktualisierung Diese Datenschutzerklärung ist auf die aktuell implementierten Funktionen des Stedinger Archivs abgestimmt. Werden externe Dienste, Analysewerkzeuge, neue Hostingdienste oder zusätzliche Verarbeitungsvorgänge aktiviert, muss die Erklärung vor deren produktiver Nutzung angepasst werden. Stand: 25.08.2026